e-Defter uygulamasına geçmek zorunda olduğu halde geçmeyen mükelleflerin hakkında, VUK’da öngörülen cezai kararların uygulanacağı açıklanmıştır. Ayrıyeten yapılan açıklamada, kamu kurum ve kuruluşlarının e-Defter sürecine geçmelerinin isteğe bağlı olduğu da söz edilmiştir.
e-Defter nedir?
“e-Defter”, Gelir Yönetimi Başkanlığı (GİB)’in istediği format ve standartlara uygun olarak, işletme defterlerinin elektronik ortamda e-belge olarak hazırlanmasıdır. VUK (Vergi Tarz Kanunu) ve TTK (Türk Ticaret Kanunu)’na nazaran, tutulması zarurî olan defterlerin; elektronik defter olarak hazırlanması, elektronik ortamda kaydedilmesi ve elektronik ortamda 10 yıl boyunca saklanması zaruridir. Bu müddet zarfında, kanunen tutulması zarurî olan “yevmiye ve büyük defterleri” kapsayan e-Defterlerin; değiştirilmezliğinin, bütünlüğünün ve kaynağının doğruluğunun garanti altına alınması zorunludur.
Bilhassa son 6 yıldır, e-Fatura, e-Arşiv, e-Defter, e-İrsaliye, e-SMM üzere e-Belge uygulamaları Türk iş dünyasının merkezine oturmuştur. İşletmeler tüm e-Dönüşüm süreçlerini, özel entegratör firmalarının ortasında yer alan önder özel entegratör Uyumsoft Bilgi Sistemleri ve Teknolojileri AŞ ile muvaffakiyetle yönetmektedir. Türkiye’nin inovasyon önderi olan Uyumsoft AŞ, 24.’cü yılında 30 binin üzerindeki mahallî ve küresel müşterisinin uçtan uca dijital dönüşümünü sağlamaktadır. Uyumsoft’un eser ailesinde, e-Belge e-Uyum (e-Fatura, e-Arşiv Fatura, e-O-Defter, e-SMM, e-İrsaliye ve başka tüm e-Belgeler) uygulamaları ile Kurumsal Kaynak Planlama uyumERP (bulut, mobil), Müşteri Bağlantıları İdaresi uyumCRM (bulut, mobil), İnsan Kaynakları İdaresi uyumHRM (bulut, mobil), Ticari Paket Yazılımlar, ekoTicari (Kobi’lerin ERP’si), ekoHR, ekoSMMM (Mali Müşavir Yazılımı), ekoCari (Ön Muhasebe Ticari Paket Programı), Banka Bakiyem, uyumYEDEK, uyumİYS AHTAPOT dahil 30’u aşkın yazılım eseri bulunmaktadır.
e-Deftere nasıl geçilir ve e-Deftere geçmenin avantajları nelerdir?
Öncelikle bilinmesi gereken husus, mükellefler e-Defter başvurularını www.edefter.gov.tr web sitesinden yapmaktadırlar ve burada istenen evraklar hakkında bilgi verilmektedir. Örneğin, e-Defter müracaat formunun ve taahhütnamesinin imzalı aslı lazımdır. Yeniden, hukuksal şahıslar için formu imzalayan kişinin, kurumda yetkili olduğunu kanıtlayan şirket imza sirkülerinin ve noterden tasdikli örneğinin olması gereklidir. Müracaatlar yapıldıktan sonra, kuruma ilişkin mali mühür ile onaylanması lazımdır. Gerçekten, e-Defter uygulamasına geçecek olan mükellef; gerçek kişi ise e-imza yahut mali mühür ile; hükmî kişi ise mali mühür ile müracaatta bulunacaktır. Öteki değerli bir bahis da mükelleflerin, e-Defter oluşturmak, kaydetmek, koruma etmek ve istenildiğinde ibraz etmek için kullandıkları programın, uyumluluk onayı almış olması kıymetlidir. Kısaca e-Defter mükellefleri, e-Defter sürecini yönetmek ve saklama hizmeti için, Uyumsoft AŞ’nin ortalarında bulunduğu özel entegratörlerden birisi ile mutabakat yaparak, tüm süreci muvaffakiyetle yönetecektir. Özel entegratörler ile çalışmanın sayısız yararları vardır ki, örneğin Uyumsoft’un e-Defter uygulaması ile elektronik defterler oluşturulduktan sonra, yanılgı ayıklama seçeneği sayesinde, mümkün yanılgıların ayıklanmasının sağlanması mümkündür.
Öteki e-Dönüşüm uygulamalarında olduğu üzere, e-Defter’e geçmenin de büyük avantajlarından birkaçına değinecek olursak; e-Defter sayesinde tüm süreç elektronik ortamda yönetildiğinden, evrağın istenildiğinde süratlice ulaşılması ve inançlı biçimde 10 yıl saklanması gerçekleşir. Kağıt, baskı, noter üzere masraf kalemleri olmadığından hem paradan, hem vakitten tasarruf edilmiş olunmaktadır.
Dikkat! e-Defterler dijital ortamda 10 yıl boyunca saklanmalıdır
Gelir Yönetimi Başkanlığı (GİB) tarafından yayınlanan bildirimde, e-Defter mükelleflerinin, elektronik ortamda hazırladıkları e-Defterlerinin, tekrar elektronik (dijital) ortamda 10 yıl boyunca saklamalarının mecburî olduğu açıklanmıştır. Bu müddet zarfında da, e-Deftere ilişkin olan kayıtların içeriğinin ve bütünlüğünün bozulmaması zaruridir. Şayet, e-Defter kayıtlarının saklanmasında muhtemel bir sorun ile karşılaşılırsa, üç iş gününde GİB’e bildirilmesi gereklidir. Bir başka bahis ise, 09.10.2020 tarihinde GİB tarafından yapılan açıklamaya nazaran, e-Defter belgeleri ile berat belgelerinin 2.’ncil kopyalarının GİB’in bilgi süreç sistemlerinde saklanması zaruriliği getirilmiştir ve mükellefler bu hususa ait duyurudaki kılavuzu inceleyerek bilgi edilebilirler. Ülkemizin önder özel entegratörü Uyumsoft AŞ, uyumYEDEK eseri ile, mükelleflerin bilgisayarındaki defter beratlarını, GİB’in sistemine otomatik olarak aktarmaktadır, firmaların manuel olarak GİB’in sistemine 2.’ncil kopyaları yüklemesine gerek bulunmamaktadır. Dijital dönüşümün bâtın kahramanları olan mali müşavirler, e-Defter yükleme sürecinde ve sürecin uçtan uca yönetilmesinde Uyumsoft e-DefterVIP hizmetinden yararlanmaktadır.
Hibya Haber Ajansı
